Как правильно выбрать онлайн-кассу для своего бизнеса

Что такое онлайн-касса

В 2017 году Россия перешла на использование электронных кассовых аппаратов. Эти кассовые аппараты, по сравнению с прежним типом, способны автоматически передавать фискальную информацию в интернет при совершении покупки.

До 2017 года кассовые аппараты хранили фискальную информацию на эклз — специальной электронной контрольной ленте со встроенными мерами безопасности. К сожалению, эта лента не могла передавать данные на расстоянии, что требовало от владельцев кассовых аппаратов физического привоза техники в налоговую инспекцию или ее технического обслуживания, чтобы получить доступ к информации. Это было не только неудобно, но и создавало риск фальсификации данных и злоумышленного доступа третьих лиц.

В онлайн-кассах вместо эклз реализован фискальный накопитель (ФН). Несмотря на свои миниатюрные размеры, этот чип способен на многое:

-хранит информацию о расчетах без возможности ее скорректировать;

-шифрует сформированный кассовой программой чек и отправляет его в налоговую через оператора фискальных данных (ОФД);

-принимает от ОФД подтверждение о принятии кассового чека.

В 2023 году все кассовые аппараты обязаны быть электронными - онлайн-касса. Других вариантов нет.

Зачем нужна онлайн-касса

54-ФЗ устанавливает, что любые сделки между индивидуальным предпринимателем или юридическим лицом и физическим лицом должны осуществляться через онлайн-кассу, за исключением определенных обстоятельств. Это также относится к операциям с наличными деньгами и банковскими картами между индивидуальными предпринимателями или юридическими лицами.

Касса выполняет две роли:

-Позволяет федеральной налоговой службе сравнивать заявленный доход предприятий в их отчетах с фактическим показателем, чтобы точнее определить налогооблагаемую базу и, соответственно, сумму налогов.

-Используя кассовый аппарат, предприниматель может лучше контролировать свои доходы. Эта система функционирует с программой учета товарных запасов и внешними устройствами, такими как считыватель штрих-кодов. Современные кассовые решения дают возможность контролировать закупки, движение товаров, наценки и работу персонала.

Кому можно не использовать онлайн-кассу

Есть и те, кто официально освобожден от применения онлайн-кассы, но их немного:

- Самозанятые ИП или самозанятые граждане, которые продают товары собственного производства или оказывают услуги. Онлайн-кассу им заменяет приложение ФНС «Мой налог»;

- ИП на патенте, ведущие определенные виды деятельности. Например, ателье, репетиторы или мастерские по изготовлению ключей;

Какие онлайн-кассы бывают

Оборудование делится на категории:

• Фискальные регистраторы;
• Автономные онлайн-кассы;
• Мобильные онлайн-кассы;
• Смарт-терминалы;
• С интегрированной банковской частью;
• Облачные онлайн-кассы.

Большой ассортимент представлен на нашем сайте - перейти

Как выбрать кассу

Необходимо учесть ряд критериев:

Место расчетов.

Если место оплаты находится не в вашей компании — например, ваши клиенты оплачивают товары и услуги на вашем сайте или деньги с них собирает ваш курьер — вы можете использовать облачную кассу. Если же вы проводите операции в оффлайне, занимаетесь общественным питанием или предлагаете услуги на месте, то облачная касса не будет для вас практичной.

Автоматизация.

Предприниматели, которые сосредоточены исключительно на продажах, могут просто удовлетворить требования 54-ФЗ с помощью индивидуального онлайн-кассового аппарата. Но тем, кто следит  постоянно оценивает свою деятельность и измеряет эффективность работы персонала, стоит задуматься о смарт-терминале или программе, построенной на базе фискального регистратора.

Размеры онлайн-кассы.

Если у вас ограниченное пространство в торговом центре или на рынке, то вам идеально подойдут кассовые аппараты или терминалы, не подключенные к Интернету (автономные). Если же в вашем киоске есть возможность разместить компьютер, то вы можете рассмотреть возможность установки электронного фискального регистратора.

Температурный режим.

Если вы работаете на улице или в неотапливаемом помещении, выбирайте автономные онлайн-кассы: некоторые из них способны выдерживать температуру до −10°c.

Маркировка.

Если вы планируете продавать маркированные товары на кассе, выбирайте решение на базе фискального регистратора или смарт-терминала. Автономная онлайн-касса позволит вам продавать маркированные товары.

Наличие аккумулятора.

Важно, чтобы онлайн-касса могла работать и без подключения к электросети, будь то доставка или продажа на рынке. Все мобильные и автономные онлайн-кассы оснащены внутренним аккумулятором. Смарт-терминалы также обычно имеют аккумулятор, но он способен обеспечить лишь несколько часов работы без электричества: например, при необходимости подойти к клиентам в ресторане и рассчитать их счет. Фискальные принтеры, если только они не относятся к портативным типам, не используют энергию аккумулятора.

Нагрузка на точке.

Если у вас большое количество покупателей, как в супермаркете, то, возможно, имеет смысл подумать о приобретении фискального регистратора. Это связано с тем, что функции могут быть переданы кассовой программе, которая использует возможности компьютеров и поэтому работает намного быстрее. С другой стороны, если количество покупателей среднее или небольшое, то достаточно смарт-терминала. Для тех, у кого поток клиентов минимален, подойдет автономная онлайн-касса.